En finir avec les réunions de chantier casse-pieds

Les réunions de chantier chez Muance

Vous redoutez les réunions de chantier ? Nous aussi. Surtout quand elles s’éternisent, que les uns rabâchent et que les autres s’écoutent parler. Et si nous avions quelques idées pour faciliter le déroulement des travaux ?

Réunir tous les corps de métiers d’un projet de construction, c’est essentiel. Cela permet de suivre l’avancement des travaux et surtout d’anticiper les retards et autres petits couacs… Mais ce n’est pas une raison pour faire n’importe quoi et surtout perdre son temps.

Vous aimez les organisations rigoureuses Dans cet article, nous vous dévoilons donc 5 idées pour piloter une réunion de chantier avec efficacité et être heureux d’y assister (ou de les organiser)

 

1- On définit l'objectif des réunions

Une réunion, un objectif et les protagonistes concernés. Ni plus ni moins. C’est un vœu pieux ? Sans doute, mais c’est la base !

Tous les acteurs d’un chantier de construction ne doivent pas être présents chaque fois. Réunion de démarrage, point intermédiaire, point planning et coordination… Votre pilote de chantier, votre AMO définira qui devra être présent à quelle réunion.
Il serait contre-productif que le Maître d’ouvrage ou l’architecte soient présents chaque semaine. Les artisans second œuvre ne doivent pas être convoqués avant la fin du gros œuvre… et pourtant.


On ne convoque que les personnes indispensables à chaque stade du chantier. Certains architectes aiment assister à toutes les réunions, cela leur permet de sentir le pouls et l’avancée de la construction. D’autres s’en remettent à l’AMO ou au conducteur des travaux. Chaque chantier est spécifique. Le plus important est que tout le monde soit informé du fonctionnement que vous avez choisi.
Certains veulent tout savoir, d’autres ne supportent pas tous les e-mails en copies qui polluent leur boîte mail. Planification et organisations sont les mamelles d’une réunion de chantier efficace.  


L’astuce en plus : faire des e-mails groupés selon l’objectif de la réunion.
Et on envoie uniquement le compte rendu aux personnes qui n’étaient pas présentes et qui sont concernées.

 

2 – On planifie le déroulement des réunions

Le secret de la réussite des réunions de chantier ? Le timing. Vous prévoyez un temps donné et vous définissez qui sera le gardien du temps ! (un peu comme Passe-Partout et ses clepsydres) Cela permet de recarder les bavards en rappelant que la réunion se termine à midi tapantes.

Pour arriver à cette performance, vous envoyez à jour fixe l’objet de la réunion et demandez par retour d’email les points qui seront évoqués à l’ordre du jour.

  • Choisissez le même jour pour les réunions de chantier. Cela évitera les excuses aux étourdis.
  • Si les intervenants sont en retard, instaurez une pénalité. (Un billet à glisser dans un pot commun)
  • Commencez à l’heure (ça n’a l’air de rien mais les papotages qui s’éternisent font perdre en efficacité)
  • Rappelez l’ordre du jour en début de réunion de chantier. Et ne revenez pas dessus pour les retardataires.
  • Travaillez en entonnoir. Abordez les sujets généraux du chantier avant de passer aux points qui concernent directement les personnes présentes à la réunion.

 

3 – Confiez les réunions de chantier à un meneur d’hommes

La qualité principale d’une bonne réunion c’est aussi et surtout quand on fait ce que dit et on dit ce qu’on fait.
Vous avez un ordre du jour, un timing. Respectez-les et le meneur de la réunion s’assure que le sujet est abordé, que chaque personne concernée s’explique et que tout est clair avant de passer au sujet suivant. Il faut éviter à tout prix les non-dits et les frustrations.

La personne qui dirigera la réunion de chantier doit avoir la capacité de couper la parole aux bavards et de recentrer le débat sur l’odre du jour.

Si un sujet de dernière minute jouait un rôle dans le bon déroulé du chantier et ne peut attendre la semaine suivante, il doit être capable de le réserver pour la fin de réunion. Ceux qui ne sont pas concernés pourront ainsi partir.

4- Abordez sereinement les sujets de chantier qui fâchent

Tout le monde n’a pas envie de voir les réunions de chantier s’éterniser. Mais il est nécessaire de prendre le temps d’aborder les sujets essentiels :

  • Les retards. C’est la plaie des réunions de chantiers. Et la clé d’une coordination réussie. Gérer les retards de chantier, on vous en reparlera car cela mérite un article à part entière.

  • La sécurité. Les choses vont de soi, mais cela va mieux en le disant. La pédagogie sur un chantier c’est répéter, répéter et répéter encore. Mieux vaut perdre quelques minutes à rappeler les règles essentielles que de perdre plusieurs jours à cause d’un contrôle inopiné.

  • Les aspects budgétaires. Généralement ils vont de pair avec les retards de chantier. Logiquement une enveloppe a été prévue à cet effet mais si des malfaçons apparaissent ou des modifications d’ampleur sont à prévoir, il est nécessaire d’aborder le sujet rapidement.

Les anglophones disent toujours : Eat the frog first.
Abordez d’abord les sujets difficiles. Tout le monde voudra s’en débarrasser rapidement et le reste de la réunion de chantier semblera beaucoup plus simple. Si vous commencez par les broutilles, elles mangeront le temps essentiel aux points cruciaux et la réunion ne se terminera jamais dans les temps.

5- Etablissez le compte-rendu des réunions immédiatement

Le compte-rendu permettra à chacun de savoir ce qui a été dit et décidé lors de la réunion de chantier. Les sujets doivent être suffisamment clairs (pas de sous-entendu ou de référence à des conversations en off) pour être compris par une personne qui n’a pas assisté à la réunion. Envoyez-le le plus rapidement possible afin que chacun puisse prendre les dispositions qui concernent le suivi du chantier.

Rappelez quelle sera la prochaine date de réunion.
Demandez que les questions soient envoyées à l’avance pour être inscrites à l’ordre du jour. On vous en reparlera avec un modèle de compte-rendu que vous pourrez consulter.

En résumé, une réunion de chantier réussie c’est :
– Une réunion qui a été anticipée (ordre du jour, planning et timing)
– Les bonnes personnes pour la bonne réunion.
– Les sujets délicats sont abordés sereinement.
– Le compte-rendu est envoyé dans les temps.

 

Vous le voyez les réunions de chantier, cela tient presque de l’art… mais si chacun connaît sa mission, si le café est bon et si les objectifs sont tenus… qui sait, vous serez peut-être ravis de nous retrouver la semaine prochaine !